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Gestión del tiempo: cómo hacer que el día tenga 24 horas

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El tiempo se caracteriza frente al resto recursos en que es el único que no puede ser adquirido o reemplazado. Cada minuto que pasa es un minuto que no vuelve, por ello, tanto a nivel de gestión de proyectos como a nivel personal, una gestión eficiente del tiempo es clave para ser productivos en nuestro trabajo y poder aprovechar al máximo nuestro tiempo libre.

El objetivo de este artículo es exponer los aspectos básicos que intervienen en la gestión del tiempo y que debemos tener en cuenta para obtener un mejor desempeño en nuestras tareas diarias.

Fijar objetivos

El primer aspecto relevante a la hora de gestionar nuestro tiempo es saber y tener claro a qué lo vamos a dedicar.

A la hora de definir nuestros objetivos es conveniente tener en cuenta los criterios SMART, los cuales establecen que los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y acotados en el tiempo.

Planificar a largo y corto plazo

Una vez estén fijados nuestros objetivos es necesario analizar y ver qué tareas son necesarias para alcanzarlos, así como, estimar cuanto tiempo nos llevará ejecutarlas.

De esta forma, podremos organizar nuestra agenda diaria teniendo en cuenta el tiempo disponible y el estimado para cada tarea.

Una de las tareas que deberemos incluir, es la propia organización de nuestra agenda diaria. Una agenda diaria organizada nos permite focalizarnos en la resolución de las tareas y evitar el tener que emplear nuestro tiempo cada vez que terminamos una tarea en buscar que tarea ejecutamos a continuación.

Priorizar

Muchas veces la carga de trabajo es demasiado alta para la ejecución de todas las tareas. Por ello es muy importante priorizar de forma que en caso de que las tareas no se puedan llevar a cabo a tiempo sean las de menor importancia.

Para poder priorizar tareas correctamente es necesario tener en cuenta su urgencia y su impacto. Un método bastante popular es la matriz de Eisenhower, la cual enfrenta la urgencia frente a la importancia y clasifica las tareas en cuatro grupos:

  • Urgentes e importantes
  • Urgentes y no importantes
  • No urgentes e importantes
  • No urgentes y no importantes

La urgencia de las tareas puede calcularse como el tiempo estimado de ejecución entre el tiempo restante para la fecha de entrega. Cuando mayor sea el resultado mayor será la urgencia.

La importancia, es más difícil de medir cuantitativamente de una forma universal, ya que puede depender de varios factores como el valor añadido que aporta o las limitaciones en la ejecución de tareas dependientes.

Nuestro propósito en la planificación será evitar que las tareas importantes pasen a ser urgentes, de forma que se puedan ejecutar dedicando todo el tiempo que éstas requieren. En caso de que pasaran a ser urgentes, deberemos dar a esas tareas la máxima prioridad.

Las tareas urgentes y no importantes las ejecutaremos empleando el menor tiempo posible y preferiblemente durante los huecos libres entre aquellas tareas no urgentes e importantes, que son las que deben ocupar la mayor parte de nuestro tiempo.

Las tareas no urgentes y no importantes, las mantendremos controladas, pero no será necesario dedicarles tiempo si no disponemos de él.

Fijar límites temporales

Estimar el tiempo que nos va a llevar una tarea es muy útil para establecer el número de tareas a ejecutar en un día. Sin embargo, es tan útil como complicado, y frecuentemente pecamos de optimistas, o bien surgen contratiempos que no se habían previsto.

Por ello, siempre que la no conclusión de la tarea en ese día tenga un impacto muy elevado, es conveniente no dedicarle más tiempo del que se tenía planeado y añadirla en la planificación para terminarla en otro momento. De esta forma, no comprometeremos la finalización del resto de tareas que teníamos agendadas para ese día.

Evitar interrupciones

Uno de los factores que más perjudican a nuestra productividad son los conocidos como ladrones de tiempo. Redes sociales, mensajes de texto, correo electrónico, llamadas, etc., están muy presentes en nuestro día a día y pueden llegar a consumir gran parte de nuestro tiempo si no les ponemos límites.

Una buena práctica, en el caso del correo electrónico, es dedicar varios momentos al día (ya agendados) a revisar y responder el correo.

Posiblemente el elemento más invasivo sean las llamadas telefónicas. Tenemos interiorizado que cuando suena el teléfono hay que dejar todo de lado y responder. Generalmente, las llamadas telefónicas no tienen la urgencia que se les da, por lo que la mayor parte de las veces es mejor esperar a terminar la tarea en curso para devolver la llamada o escuchar el buzón de voz y valorar si puede o no esperar.

Evitar la multi-tarea

La ejecución de varias tareas en paralelo, además de ser estresante y acentuar el desgaste físico y mental, es también una fuente de errores ya que impide que nos concentremos al 100% en las tareas que estamos llevando a cabo. Debemos, por tanto, tratar de ejecutar las tareas de una en una para obtener una mejor productividad.

Mejora continua

Otra de las tareas que debería ocupar nuestra agenda, al menos semanalmente, es la retrospección. Analizar qué hemos hecho bien y en qué hemos fallado a la hora de gestionar nuestro tiempo. Detectar el por qué y buscar medios para tratar de evitar los mismos errores en el futuro. Por ejemplo, si la estimación del tiempo de ejecución de las tareas se ha desviado un 20% del tiempo real, buscar las causas y fijarse como objetivo el reducir ese porcentaje.

En conclusión, para una correcta gestión del tiempo debemos ser metódicos y ordenados, tratando de planificar nuestro día a día con antelación de forma que podamos centrarnos en realizar las tareas importantes que nos acercan a nuestros objetivos.

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Jaime Acevedo Jaime Acevedo Jefe de Proyecto Ver más artículos de Jaime Acevedo

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