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¡Camarero necesito el ticket! 

Los Gastos de Representación

Cada vez que el comercial de la empresa suelta esta frase existe un contable en alguna parte que siente un escalofrío…  El tema del control de este tipo de “Gastos de Representación” siempre ha sido problemático desde el punto de vista administrativo, vamos a intentar arrojar un poco de luz al tema y ponernos en contexto para elegir el método que más nos convenga para la gestión de este tipo de gastos que invariablemente acaban llegando al departamento de administración.

¿Qué son los gastos de representación?

Antes de empezar, para entender a qué tipo de gastos nos estamos refiriendo hay que distinguir entre Dietas y asignaciones para gastos de viaje y los famosos Gastos de Representación que vamos a tratar.

Dietas y asignaciones para gastos, tendrán esta consideración las “cantidades destinadas por el empresario a compensar los gastos normales de manutención y de estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería devengadas por gastos en municipio distinto del lugar de trabajo habitual del trabajador y del que constituya su residencia…”

En este primer caso estas cantidades vienen reguladas en nómina, con unos importes máximos concretos en cada caso:

1. a) Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes:

– Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen.

– Por gastos de manutención 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamientos dentro del territorio español, o de 91,35 euros diarios si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

1. b) Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 euros o 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamientos dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.

1. c) En el caso de personal de vuelo de las compañías aéreas, se considerarán como asignaciones para gastos normales de manutención las cuantías que no excedan de 36,06 euros diarios, si corresponden a desplazamientos dentro del territorio español, o 66,11 euros diarios, si corresponden a desplazamientos dentro del territorio extranjero. Si en un mismo día se produjeran ambas circunstancias, la cuantía aplicable será la que corresponda según el mayor número de vuelos realizados.

Y también los de desplazamiento:

– Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.

– En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

Estas cantidades se exceptuarán de gravamen y por tanto están también excluidas de las bases de cotización en la nómina del trabajador.

La normativa y registro de Dietas de los trabajadores está ampliamente regulada tanto laboral como fiscalmente pero no son el objeto de este articulo.

Gastos de Representación se definen como aquellos gastos destinados a representar a una empresa o entidad pública, con el objetivo de mejorar la imagen de la misma ante clientes, proveedores u otros entes públicos.

Aquí tenemos el primer problema por la ambigüedad de la definición que da pie a tomarnos prácticamente su clasificación como cajón desastre para poder meter todo tipo de gastos, tickets… pero Hacienda tiene bastante claro cuáles son los gastos deducibles de esta naturaleza.

Hasta 2014 la Ley de Impuesto de Sociedades consideraba deducibles, siempre y cuando se produjera su correcto registro contable, justificación, correcta imputación temporal y debida correlación con los ingresos, los siguientes tipos:

• Los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores.
• Los gastos que, con arreglo a los usos y costumbres, se efectúen con respecto al personal de la empresa.
• Los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes o la prestación de servicios.
• Los gastos que se correlacionen con los ingresos.

A partir de 2015 se limita la desgravación fiscal de este tipo de gastos a un 1% de la cifra de negocio , lo que tiene su lógica para poner coto a los importes deducidos por estos conceptos que en algún caso eran desproporcionados respecto del volumen real de negocio.

El control de los Gastos de Representación

La metodología para el control de estos gastos es tan variada como el tipo de empresa que la aplica, pudiendo encontrar:

• Liquidaciones de gastos mensuales.
• Hojas de gastos por viaje.
• Solicitudes de gastos aprobadas por un responsable.
• Registro ticket a ticket
• Adelanto de un importe al comercial que luego ha de justificar…

Todos estos métodos son validos siempre que cumplan las premisas que nos pide Hacienda para su deducibilidad (correcto registro contable, justificación, correcta imputación temporal y debida correlación con los ingresos).

Aquí es cuando entra en juego un ERP que le facilite la vida al contable de turno para que el pobre comercial no pase a ser visto como su caótico némesis…, la ventaja que nos da disponer de un ERP como Yunbit ERP es que nos permite adaptar esta a la metodología de control que lleva nuestra empresa.

Desde la creación de solicitudes de gasto para su aprobación por el responsable correspondiente, imputación de estos a un determinado proyecto/cliente, inserción de un tipo de gasto específico que nos permita distinguirlos de las demás facturas de gastos corriente…  todo esto podemos realizarlo desde una herramienta de gestión empresarial como la de Yunbit Software; herramienta que nos facilita es trabajo diario y que siempre es de agradecer para los responsables de su ejecución.