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Por qué tener un sistema centralizado de datos

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La gestión de los datos

En Yunbit tenemos la oportunidad de conocer un importante número de empresas todos los meses y, aunque todas tienen resuelto sus procesos, es muy raro conseguirnos con una que cuente con una solución ubicua para la gestión de los datos. Lo típico es encontrarnos con organizaciones que tienen problemas para mantener y explotar la información generada de las distintas soluciones utilizadas por sus departamentos.

Una de sus luchas principales es el enorme esfuerzo en tiempo y costes, producto de la falta de información centralizada en estas organizaciones. Con demasiada frecuencia, nos encontramos con bases de datos separadas para la gestión de clientes, proveedores, ventas, eventos, procesos de marketing etc. que además pueden duplicarse dependiendo del departamento, tarea o usuario creando así un inmenso volumen de información difícil de procesar y costoso de mantener.

Siempre que sea posible, estos datos se deben combinar en una sola base de datos centralizada. Un sistema centralizado significa que solo hay un lugar donde un usuario tiene que ir a buscar un contacto, su nombre, dirección principal y las actividades con este dentro de la organización.

Beneficios de los sistemas centralizados

Un sistema centralizado tiene una enorme cantidad de beneficios y en este post me voy a centrar en los que me parecen los cuatro más importantes.

  1. Integridad de los datos: El mayor beneficio de la centralización de los datos es la integridad de estos. Una de las reglas principales en el diseño y creación de una base de datos es que no se permite la redundancia. Es decir, ninguna pieza de los datos nunca debe repetirse dentro de la base de datos. Cuando una organización está operando con varias bases de datos para el mismo grupo de personas (por ejemplo, una base de datos de clientes con una base de datos de proveedores por separado) y el proveedor en varias oportunidades es también cliente, por definición, estamos rompiendo esta regla. Esto conduce a mayores problemas de integridad de datos. Una base de datos centralizada significa que cada miembro tiene un registro primario, con la información de contacto principal. Así, cuando se produce un cambio necesario (como un nuevo número de teléfono o dirección de correo electrónico), sólo hay un lugar para hacer estos cambios con independencia del usuario que los haga o el departamento al que pertenezca.
  1. Valor y enriquecimiento de los datos para la automatización de tareas: Con toda la información centralizada, es mucho más fácil crear y analizar informes, para entender cualquier tipo de actividad en las que los miembros de la base de datos están participando (Comercial, Finanzas, Marketing etc.), lo cual permite generar un grupo de reglas para automatizar acciones en la medida que ocurran eventos esperados o inesperados. Con múltiples bases de datos es imposible que se generen debido a la posibilidad de encontrar registros duplicados o datos inconexos.
  1. La facilidad de aprendizaje (un mismo sistema para todo): Otro de los beneficios de un sistema centralizado es que la curva de aprendizaje para los usuarios se reduce considerablemente. Si todos los procesos (miembros, reuniones, productos, etc.) están en la misma base de datos, los usuarios solo tienen que aprender un sistema, no múltiples sistemas.
  1. Soporte: Con un sistema centralizado, el soporte se centra en un solo producto. Con muchas bases de datos, incluso si se basan en la misma plataforma, se requiere un apoyo independiente para cada uno.

En resumen, si su organización tiene múltiples soluciones tendrá múltiples bases de datos, aumentando exponencialmente la posibilidad de encarecer la explotación de la información. Por ello recomiendo hacer lo posible para integrar las múltiples bases de datos en un solo sistema.

Por último si ya tiene un sistema centralizado, debe estar atento a no permitir la creación por los usuarios de otras bases de datos “sombra” (el típico Excel). Insistir en que todos los usuarios utilicen el sistema centralizado, es fundamental para mantener uno de los activos más importantes de una empresa como lo son sus datos.

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Jose Mejía Jose Mejía Director Comercial Ver más artículos de Jose Mejía

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