La gestión del conocimiento: herramientas y recursos (II) - Blog Yunbit Software

Ya en el anterior artículo sobre gestión del conocimiento comenté la importancia de definir qué es conocimiento para cada organización; qué uso se le va a dar; qué valor va a aportar y cómo vamos a medir el conocimiento producido.

Una vez tengamos claro estos puntos podremos definir las herramientas o técnicas que vamos a poner en marcha para poder gestionar el conocimiento que nos parece útil y necesario para el progreso de las personas y de nuestra organización.

Ahora bien, ya que hablamos de personas y ya que estas son los “elementos” más importantes que configuran las organizaciones; también debemos de tener claro “qué conocimiento y a quién se transmitirá” en función de los perfiles profesionales, y en consonancia con la misión y valores de nuestra organización. Así, se producirá información de interés para todos y otra que solo lo será para departamentos o áreas concretas de la organización y cuyo objetivo será mejorar los objetivos (valga la redundancia) de ese departamento, ese área o ese equipo de trabajo.

También deberemos tener en cuenta que, dependiendo del tamaño de la organización y de la amplitud de nuestro plan de “Gestión del conocimiento”, realizaremos unas acciones u otras supeditadas también a nuestro presupuesto.

Aún así,… si eres gran o pequeña empresa; si tienes 2, 20 ó 200 compañeros de trabajo… siempre hay una buena manera de organizar el conocimiento para que aprendamos unos de otros, evitemos errores recurrentes y realicemos cada día un mejor trabajo; motivados por nuestros intereses y los de la organización para la que ¡colaboremos!, por que la palabra colaborar tiene muchas más connotaciones positivas que la palabra trabajar, se trata de cooperar, compartir y generar necesidades coincidentes empresa-colaborador que ayuden al desarrollo continuo y constante.

Por lo tanto, deberemos tener claro:

• Qué es conocimiento para “nosotros”.
• Qué uso le daremos.
• Qué valor aportará.
• Cómo lo vamos a medir.
• Qué y a quién (persona, departamento, área…) le interesa el conocimiento que posee la organización.
• Y de qué recursos humanos y económicos disponemos para dinamizar la gestión del conocimiento.

Concretados estos puntos y  los objetivos que buscamos para abordar la “Gestión de conocimiento” de nuestra organización, podremos poner en marcha los recursos que facilitarán el control de la producción de conocimiento, la difusión (es importante tener en cuenta estructura de la información para que sea accesible y entendible) y la asimilación del mismo. Siempre bajo la premisa de que el proceso de asimilación, es: el conocimiento se produce–>el conocimiento se transmite–>el  conocimiento se aprende.

Además, para poner estos procesos en marcha, debemos de ser conscientes de la importancia de:

1. Sacar el máximo partido de lo que sabe la organización.
2. Aprovechar el conocimiento de forma sistemática y rutinaria.
3. Evitar cometer errores recurrentes.
4. Entender que compartir es parte del trabajo y que recibir es tan bueno como dar.

Dicho esto, algunas de las herramientas y técnicas que podemos utilizar para gestionar el conocimiento de nuestra organización y que pueden cumplir varios objetivos de manera simultánea son:

Herramientas para la gestión de la información

• Intranet corporativa y/o portal del empleado que supone una estupenda vía de comunicación y de gestión documental para toda la organización.
• Directorios, para poder acceder a cualquier profesional.
• Activos de conocimiento clasificados por necesidades de negocio y estrategia, son un conjunto de prácticas concretas y bien documentadas para diferentes ámbitos del trabajo.
• Herramientas de gestión documental.
• Repositorios de imágenes, documentos y vídeos.
• Canal de YouTube corporativo.
• Wiki, herramienta de trabajo colaborativo que ayuda a mantener al día a los participantes de la misma; que aportan mejoras, añaden o modifican información de manera constante.
• …

Técnicas para el seguimiento de acciones

• Reuniones de reflexión (after action review): son reuniones, en forma de discusión, de no más de 30 minutos en las que se analiza lo que está pasando en el desarrollo de un proyecto. Preguntas en este tipo de reuniones: ¿qué sucedió?, ¿por qué sucedió?, ¿qué funcionó bien?, ¿qué necesita mejorarse?, ¿cuáles son las lecciones y recomendaciones?.
• Observatorios de experiencias y estudios de casos.
• Retrospectiva: reunión en la que se hace una revisión del desarrollo de un proyecto en la que se valora lo sucedido. Se sacan conclusiones sobre los éxitos y fracasos y se buscan pautas pare mejorar el futuro.
• Revisión de expertos (peer review): es una reunión de carácter periódico de los responsables de área en la que se revisan los proyectos que están en marcha y se resuelven los problemas de coordinación que puedan existir.
• …

Otras herramientas, técnicas y estrategias

• Formaciones internas, que apoyan la importancia de transferir el conocimiento en las organizaciones, el trabajo colaborativo y la mejora y basada en la experiencia ya vivida.
• Manuales: de acogida, de bienvenida, de uso de herramientas para el desarrollo del trabajo, …
• Encuestas de satisfacción, de necesidades formativas internas,…
• Boletines, newsletter… internos.
• Tablón de anuncios.
• Blog corporativo, que promueva la participación colectiva, la difusión de experiencias y la exposición de temas de relacionados con el sector.
• …

Se trata de ser creativos y adaptar los recursos que poseemos a las necesidades concretas de nuestra organización; por que estas herramientas pueden ser utilizadas por cualquier tipo de organización, tomándolas de forma aislada o dentro de un completo proyecto de gestión del conocimiento; lo importante es hacer una buena definición inicial, concretar objetivos y planificar la puesta en marcha y mantenimiento y dinamización posterior.

Pero, en cualquier caso, y para que estas técnicas y herramientas sean eficaces, desde la organización se deberá:

• Estimular la producción de conocimiento.
• Disponer de espacios y vías para la comunicación.
• Ser dinamizadas.
• Ser útiles y promover su utilización.
• Dar valor corporativo al conocimiento.

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