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El CAO contra el caos

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Nos ponemos en situación, es un día cualquiera, tras el café mañanero llegas a la oficina con energías, dispuesto a comerte la jornada y el mundo; como cada mañana enciendes el ordenador para ver los movimientos bancarios, mientras abres las facturas de proveedores (–espera este proveedor no las mandaba digitalmente? juraría haberlas visto…–), y en pantalla ves que te han cargado la liquidación de la tarjeta del comercial y un par de recibos que no “deberían estar ahí” (–¿no?–) y han dejado el saldo tiritando.

Al mirar a la derecha en tu mesa hay un par de notas de gastos con unos tickets grapados y un contrato firmado (–esto para que?…–), aparte de un par de albaranes de entrega de mercancías y, por su puesto, la bandeja de documentación para el archivo hasta arriba (–esto me pongo en un momento–)…

Ok no pasa nada, te das ánimos, –voy a mirar el mail, lo pongo al día y arranco…–.

Entre ellos un proveedor te pregunta por un pago que ya has realizado hace dos semanas, o eso crees recordar, el cliente al que le reclamas la factura te contesta que curiosamente no le ha llegado…

Es entonces cuando te invade ese desasosiego tan familiar que te hace que la energía de primera hora se evaporen poco a poco… es la sensación de CAOS.

Quizá pienses que es un ejemplo exagerado, ya que todos llevamos la gestión de nuestras tareas administrativas mediante procesos que están totalmente al día, con un férreo control y seguimiento… –ejem ejem–.

No nos engañemos, necesitamos herramientas que nos ayuden en la gestión de las variadas tareas diarias.

La teoría

¿Cuáles son las tareas del área de Administrativa en la empresa?  Según Henry Fayol, son 5 y las define así:

  1. Planificación: Los administradores deben planificar sus actividades para condiciones futuras, deben desarrollar objetivos estratégicos y asegurar el logro de los objetivos. Por lo tanto, se deben evaluar futuras contingencias que afectan a la organización, y dar forma al panorama futuro ya sea operacional o estratégico de la empresa.
  1. Organización: Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una manera y estructura eficiente para que de esta manera se puedan alinear las actividades de la organización. Los administradores también deben capacitar y contratar a las personas adecuadas para el trabajo, y siempre asegurar una mano de obra suficientemente calificada y educada.
  1. Dirección: Los administradores deben supervisar a sus subordinados en su trabajo diario, e inspirarlos a alcanzar las metas de la empresa. Así mismo, es responsabilidad de los administradores comunicar los objetivos y las políticas de la empresa a sus subordinados. El supervisor de los subordinados siempre debe estar alineado con las políticas de la empresa, y cada administrador debe tratar a sus subordinados bajo los estándares de la compañía.
  1. Coordinación: Los administradores deben armonizar los procedimientos y las actividades realizadas por la empresa, lo que significa que todas las actividades de cada unidad organizativa se debe complementar y enriquecer el trabajo de otro.
  1. Control: Los administradores deben controlar que las actividades de la compañía están en línea con las políticas y objetivos de la empresa en general. Es también responsabilidad del administrador observar y reportar las desviaciones de los planes y objetivos, y coordinar las tareas para corregir posibles desviaciones.

Otros autores hablan de 4 (Planificación, Organización, Dirección y Control) englobando las de Coordinación y Control como una misma tarea, pero básicamente vienen a definirlas de forma similar.

Beneficios que aporta el uso de un ERP

Siguiendo estas definiciones, una visión general de cómo un ERP nos apoya en la consecución de las tareas desde la perspectiva de nuestro departamento sería:

Planificación: Es una parte básica de nuestro trabajo ya que somos responsables del seguimiento de los flujos económicos de la compañía y que estos nos permitan seguir operando; en este sentido algunos ERPs nos brindan la posibilidad de la proyección de gastos de los proveedores recurrentes, proyección de nóminas y gastos de personal, la asociación de los ingresos de proyectos modificándose incluso con las variaciones temporales que se puedan dar en cada fase de los mismos… hablamos de herramientas presupuestarias que engloben a toda la estructura de la compañía, bajando hasta el detalle que consideremos necesario. Esta tarea es fundamental para saber la línea marcada que debe seguir la empresa en la consecución de nuestros objetivos y que el ERP nos permite realizar.

Organización: Si bien quizás esta tarea no toque tan de lleno a nuestro departamento administrativo como a otros (p.e. Dirección) los ERPs más potentes integran las diferentes secciones de la empresa, con lo que podremos desde asignar ingresos y gastos por proyecto del departamento de producción consiguiendo un reporting de resultado por proyecto o sus desviaciones temporales; pasando por gestionar una venta nueva del departamento comercial; hasta configurar los procesos de por ejemplo, la gestión documental de toda la empresa.

Dirección: Un completo ERP nos permitirá parametrizar los objetivos a alcanzar por los distintos departamentos o distintos medios (como por ejemplo, asignación de personal y horas por proyecto, seguimiento sobre la media de días para el cobro general o por cliente, control de tareas diarias por empleado, correcto tratamiento de la documentación y procesos…) así como generar informes de prácticamente cualquier parámetro del que tengamos imputs.

Control: El punto más importante que atañe a nuestro departamento junto con el primero, si bien la planificación es importantísima para la consecución de unos objetivos, la misma no sirve de nada sin un control y seguimiento que nos permita detectar y corregir las desviaciones de esta. En este sentido, necesitamos un EPR con alta flexibilidad que nos permita sacar informes de las desviaciones presupuestarias al nivel que requiramos (general, por proyecto, por departamento…), por otro lado nos da un informe del cash flow operativo a tiempo real en el que vamos viendo la evolución a futuro, pudiendo así adelantarnos a las posibles necesidades.

La práctica

Dejando de lado las “funciones” más generales de la Administración que apuntaba Fayol, como conclusión final podemos decir que las tareas diarias de un departamento financiero/administrativo son un compendio de muchas pequeñas (o no tanto) y diversas actividades, véase: gestión documental, facturación, control de gastos, generación de pagos a proveedores, gestión de nóminas, conciliación bancaria, actualización de contactos, preparación de obligaciones fiscales, control del cash flow, realización de presupuestos, realización de informes para dirección, gestión del cobro, etc.

Lo que necesitamos pues, es una herramienta que nos permita “volcar” sobre ella todo nuestro trabajo de la jornada y unificarlo, integrándolo con el resto de actividades de la empresa, lo que nos dará una visión global de la marcha de esta y sin lugar a dudas nos ayude en la toma de decisiones que nos competen.

Finalmente lo que conseguimos con un sólido ERP (como el de Yunbit, que cumple con toda la funcionalidad de la que hemos hablado) es estandarizar nuestras actividades diarias a través de su utilización,  pero sobre todo y lo más importante, es tener la certeza de que realmente tenemos un control efectivo sobre nuestro trabajo,  pudiendo abandonar esa sensación de CAOS que nos preocupaba.

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Comentarios en “El CAO contra el caos”
José L C. VALVERDE says:

Simple y concreto, me gusta, me convence.

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