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Qué debes saber sobre el sistema de planificación de recursos empresariales

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Un ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales es un recurso que ayuda a las compañías a unificar varias herramientas de gestión empresarial mediante un único punto de acceso.

La mayoría de las personas y profesionales no familiarizado con estos sistemas, piensa que un ERP es un software que ayuda a llevar las finanzas y contabilidad; y aunque hay mucho software de este tipo, y parte de razón en este pensamiento, un ERP es algo mucho más complejo que la gestión de las finanzas y la contabilidad de una compañía.

Además de lo mencionado en el párrafo anterior, un sistema de planificación de recursos puede ayudar a llevar el control de las ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración, gestión de ecommerce y web, marketing y la administración y gestión de recursos humanos.

Un sistema de planificación de recursos empresariales es por tanto, o debería de ser, una herramienta que facilite la gestión, y mejore el día a día y la eficiencia de las compañías, en este sentido, cuantas más áreas abarque, muchísimo mejor.

Y… ¿qué no debería faltar en un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP?

  • versatilidad o capacidad de adaptarse con facilidad y rapidez a diversas funciones;
  • flexibilidad o capacidad de adecuación y/o integración con otras herramientas o necesidades de la compañía;
  • usabilidad, dado que ahí es donde se volcará toda la información de la compañía, debe ser fácil de usar, o al menos seguir unos códigos metodológicos que ayuden a los usuarios de la herramienta a acomodarse a la misma;
  • escalabilidad, es decir, que el negocio crezca y eso no suponga un problema para la evolución de los negocios y el trabajo de su equipo;
  • cercanía mediante un servicio de atención al cliente sólido y próximo;
  • accesibilidad, ya que pudiendo acceder a la herramienta desde cualquier lugar favorece la productividad y la dinamización de otras modalidades de trabajo como el teletrabajo o smartworking.

Además de estas características, la funcionalidad es la base para la elección del ERP

La implantación y puesta en marcha de cualquier sistema de gestión empresarial supone la implicación y compromiso del equipo en la tarea, así como un proceso de gestión del cambio que lo lleve al éxito.

Elección, definición, desarrollo, puesta en marcha y aprovechamiento conllevan meses de intenso trabajo y tensión.  El ROI será evidente, pero ya que hay que hacer un gran esfuerzo y en ocasiones “poner patas arriba” la organización para mejorar procesos y procedimientos… debes de tener en cuenta que la elección de un software con menor obsolescencia revertirá en el beneficio que aporte el cambio en términos de rendimiento.

Dependerá de la magnitud y área en la que opere tu compañía, pero ten claro que el sistema de planificación que elijas, debería al menos:

  • automatizar procesos;
  • sistematizar el trabajo de los diferentes departamentos para llevar una organización similar en toda la compañía;
  • homogeneizar misión visión y valores de la compañía, pues se comparte un mismo espacio de conocimiento y gestión, que en el caso de empresas que poseen diferentes ubicaciones se hace imprescindible;
  • generar un canal de comunicación y gestión del conocimiento muy valioso para la toma de decisiones desde todos los niveles;
  • ofrecer informes que ofrezcan información a primera vista estimulante, motivante y promueva la implicación del equipo con los objetivos de la compañía;
  • crear o generar listados con los que podamos trabajar con herramientas externas, en caso necesario;
  • tener un control de accesos y permisos que aporten la información necesaria según perfil y necesidades de los puestos, funciones y responsabilidades a desempeñar.

¿Qué tipo de información puede contener un ERP?

Aunque comúnmente un ERP lo que contiene es información financiera contable y fiscal; hay ERP o sistemas de panificación de recursos empresariales que lo que ofrecen es una completa visión del negocio pues, desde un solo punto de acceso, todos los empleados, de todas las ubicaciones y áreas podrán acceder a su parcela de responsabilidad y aportación.

Un ERP podrá contener, por tanto información relativa a :

  • la gestión financiera y contable;
  • la producción;
  • las ubicaciones;
  • las gestión de leads;
  • la gestión de proyectos y operaciones;
  • la gestión del cliente;
  • la gestión de campañas y envíos de email marketing;
  • la gestión del conocimiento de la compañía;
  • los recursos humanos, gestión y desarrollo;
  • la logística en el caso de empresas con necesidad de un sistema de gestión de almacenes;
  • La gestión de webs o ecommerce;

Yunbit ofrece un software de gestión empresarial, sistema de planificación de recursos empresariales, o “ERP vitaminado“, como en muchas ocasiones he oído hablar a mis compañeros, que cumple todos los requisitos que acabo de exponer.

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