¿Qué son las RMAs y cómo se usan en Yunbit Business Software? - Blog Yunbit Software

¿Qué son las RMAs?

Todas las empresas de retail, en algún momento, tienen que realizar procesos de devolución tanto en compras como en ventas.

Para ello están los sistemas de RMA o Return Merchandise Authorization (Autorización de Retorno de Mercancía). Estos sistemas, como se ha dicho, forman parte del proceso de devolución de un producto para recibir un reembolso o reemplazo durante el período de garantía del producto.

Para cumplir este objetivo, en Yunbit, se ha desarrollado un módulo de RMAs completamente integrado con nuestro Sistema de Gestión de Almacenes o SGA.

Este sistema permite realizar los procesos de devolución de tipo reemplazo o abono en las compras a proveedores o en las ventas de un cliente.

Estructura en el SGA

El proceso de RMA se divide en 4 estados:

1. Abierta: la RMA se está insertando en el sistema y permite la modificación de todos los campos.
2. En proceso: si se tienen las notificaciones a cliente/proveedor activas se manda un correo al mismo indicando el proceso a seguir para realizar la devolución y si está activa la intervención de operarios del almacén se genera la orden de trabajo de tipo RMA para que lo sepan los operarios.
3. Aceptada: se ha aceptado la devolución, se manda también un email con el resultado al cliente / proveedor si tiene activada la notificación.
4. Rechazada: se ha cancelado la devolución, se manda también un email con el resultado al cliente / proveedor si tiene activada la notificación.
5. Cerrada: se ha cerrado ya la RMA.

Proceso en el SGA

Es tan fácil como abrir un nuevo proceso RMA desde el gestor de RMAs, eligiendo un cliente o proveedor y después elegir el pedido de venta o compra correspondiente al mismo. Una vez elegido, ya se podrá elegir qué artículos se quieren devolver o abonar de dicho pedido y se posee también la posibilidad de elegir el motivo de la devolución (los motivos son completamente personalizables por cada cliente). En este paso la RMA se genera con estado “Abierta”.

Podemos decidir, si los operarios de almacén intervienen en el proceso de devolución para realizar una revisión del material. Si está activo, cuando la RMA se pasa a estado “En proceso”, se genera en el almacén una orden de trabajo de tipo RMA que permite a los operarios revisar que el material devuelto es el correcto (mediante el código de barras).

Si se acepta la RMA (aceptando desde orden de trabajo o cambiando el estado manualmente a “Aceptada”), el sistema devolverá a stock automáticamente el material correspondiente si es de tipo venta o eliminará de stock si es de tipo compra.

Por último lo que hará el sistema es crear la factura rectificativa asociada al pedido de venta o compra elegido haciendo el proceso más rápido para los clientes y no perder nada.

En definitiva, este sistema facilita enormemente la devolución de material y ayuda a controlar el stock de manera más efectiva puesto que automatiza mucho el proceso reduciendo fallos humanos.

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