Las organizaciones, como sistemas abiertos, están en constante evolución; surgen nuevas tareas y necesidades a las que se adaptan los profesionales asignados a cada puesto. Esta adaptación “obligatoria” a las nuevas circunstancias puede provocar una falta de ajuste persona-puesto e interferir en los resultados de la compañía.
El exceso o defecto de habilidades y conocimientos ante un puesto de trabajo puede influir en el desempeño del mismo; así, puede ocurrir que empresas con los mismos recursos se desarrollen mejor que otras. Es un hecho que las organizaciones con políticas de RRHH activas e integradas son capaces de elevar el potencial humano que poseen y mejorar en rendimiento y productividad.
Adecuar el potencial humano es una interesante y laboriosa tarea a abordar por el departamento de RRHH; para llevarla a cabo podemos trabajar con las descripciones de puestos de trabajo actualizadas y el inventario del potencial humano.
Definición de puestos de trabajo
La descripción de puestos de trabajo y su completa definición van a ofrecer un radiografía de las necesidades y objetivos del puesto.
La información que contiene la definición de un puesto seguirá más o menos la siguiente estructura:
- Descripción: principales funciones a desempeñar para el puesto; relaciones con otros departamentos y frecuencia.
- Tareas: actividades identificables responsabilidad del puesto; definición de cuáles son habituales, periódicas u ocasionales; frecuencia dedicada a cada tarea; tiempo empleado en tareas.
- Requisitos: experiencia; conocimientos; disponibilidad para viajar; traslados; viajes.
- Formación: básica; específica; idiomas; prevista y asociada al plan de formación.
- Responsabilidades y obligaciones: del puesto; con respecto a otros áreas o departamentos.
- Condiciones laborales: horario; condiciones ambientales; riesgos de accidentes laborales; beneficios sociales; calendario de vacaciones; limitaciones de solicitudes de días libres.
- Necesidades del puesto: acciones de entrada y salida.
- Competencias:
- Que definan las habilidades, aptitudes y destrezas para desempeñar el puesto de manera satisfactoria
- Evaluaciones:
- Definición de periodos y sistemas de evaluación del desempeño: evaluación propia; evaluación por manager; revisión de formación; revisión de objetivos.
- Documentos: manuales de bienvenida y formación inicial; manuales y documentación asociados al puesto: integración, documentación habitual; relacionados con la comunicación interna de la compañía y el puesto.
- Ocupaciones y evolución del puesto:
- Horizontal: similitud de puestos y requisitos.
- Vertical: ascensos e hitos para su consecución.
- Organigrama: posición jerárquica en la organización.
Esta información de base, además, nos ayudará a definir el resto de áreas del departamento de recursos humanos como selección, formación, desarrollo o comunicación interna. Los puestos de trabajo, junto con las necesidades específicas de cada empresa, van a definir el resto de necesidades y planificar los recursos de manera satisfactoria.
El inventario del potencial humano, distribución de puestos y planificación de carreras
El ser humano es un elemento complejo de gestionar; pues unido a sus capacidades, destrezas y aptitudes están sus circunstancias personales que definen gran parte de su manera de actuar. En cualquier caso, una buena definición de perfiles como todo lo planificado y bien pensado; va ayudar a que dicha acomodación sea más satisfactoria y se adapte mejor a las necesidades de la compañía y de la persona.
Los movimientos horizontales y ascensos en las compañías son positivos y beneficiosos porque suponen menor tiempo de formación y de adaptación, menor número de fracasos, menor coste de selección y mayor satisfacción e integración del personal. Además promueven una comunicación interna y gestión del conocimiento efectivos.
Los inventarios de evaluación del potencial humano nos van a ayudar a ejecutar estos movimientos persona- puesto de manera rápida y eficiente. Dichos inventarios se elaboran en diferentes fases:
- primero detectaremos las las capacidades potenciales de las personas;
- posteriormente podremos establecer sucesores potenciales a determinados puestos;
- y, finalmente, en algunos casos, planificar carreras profesionales.
Además, este tipo de políticas de RRHH pueden ser desarrolladas también en la PYME (ahora solo la asociamos a la gran empresa); en este caso, los movimientos horizontales toman importancia; los empleados pueden desarrollar su potencial asumiendo nuevos retos, conocimientos y responsabilidades; y la motivación se mantiene.
El éxito o fracaso de estas iniciativas, dependerá de los objetivos que persigue la organización, la posibilidad y método para obtener los datos, y del nivel de participación y sensibilización de la plantilla ante esta clase de proyectos.
Los datos fundamentales en el inventario dependerán de los objetivos de cada organización, pero básicamente responderán a los siguientes epígrafes:
Datos personales; datos profesionales; formación; experiencia; nivel de éxito anterior, mediante evaluaciones del desempeño e informes de sus managers; y factores psicométricos.
Todos estos datos podrán estar asociados a la ficha del empleado; que a su vez y, y asociado al puesto, va a contener las posibilidades de promoción, movimientos horizontales, posibles ascensos. Además, y asociada a la persona podremos elaborar planes de carrera personalizados.
Materializar esto tan complejo es posible si posees herramientas tecnológicas (software) diseñadas a tal fin. Una única plataforma de gestión empresarial puede ayudarte, pues centraliza toda la información, automatiza ciertos aspectos, asiste la definición y la planificación de la estrategia, favorece la ejecución del plan y evidencia los resultados.