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Diez claves para aumentar tu productividad en el trabajo

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Aumentar la productividad y administrar el tiempo siempre ha sido un reto constante para las empresas, independientemente de su sector, naturaleza o actividad comercial. ¿Quién no ha experimentado esa sensación frustrante de no haber aprovechado bien el día y no haber sido capaz de cumplir con los objetivos marcados?

Trabajar mucho no es sinónimo de trabajar bien. Pese a trabajar 300 horas de más que la media europea, los españoles sólo completan el 59% de las tareas diarias que se marcan y el 61% de los proyectos de pymes no llegan a los cinco años de vida. El resultado es que trabajamos demasiadas horas y rendimos pocas.

La productividad, basada en la eficacia, eficiencia y sustentabilidad, es la mejor estrategia para mejorar la competitividad y los recursos de una empresa.  Con estas diez claves para aumentar tu productividad en el trabajo, descubrirás cómo aprovechar al máximo tus horas laborales y gestionarás mucho mejor el tiempo para vivir mejor y conciliar tu vida no solo laboral, sino también personal.

Las diez claves para aumentar tu productividad

1. Planificación

La frase: “Los planes son inútiles, pero la planificación lo es todo” (Dwight Eisenhower).

Sin restarle importancia a la espontaneidad y flexibilidad para resolver problemas bajo presión, es importante no trabajar siempre en el “modo urgencia”, pues es indicador de no estar gestionando nuestro tiempo eficazmente. Hoy en día, la planificación es una de las cualidades más buscadas por los reclutadores de talentos, ya que buscan un perfil de empleado autónomo  con la capacidad de organizarse por sí mismo.

El truco:

Para una eficaz gestión del tiempo haz uso de una agenda y comienza el día revisando tus tareas previamente preparadas el día anterior. Esta revisión de asuntos pendientes te ayudará a comenzar mucho más fresco y motivado, ya que aumentará tu sensación de control. Una vez conocidas las tareas a realizar, es fundamental establecer una definición de tareas, metas y objetivos a corto, medio y largo plazo para tu jornada.

2. Jerarquización

La frase: Hay que moverse por prioridades, ese es el secreto del dominio del tiempo” (“El monje que vendió su Ferrari”, de Robin Sharma).

Un error común es pretender hacerlo todo a la vez. Si puedes, intercala lo menos posible el modo multitarea, ya que incrementa el estrés y hace nuestro trabajo menos eficiente. Enfócalo correctamente y establece un orden, siempre habrá tareas urgentes y tareas importantes que deberás clasificar previamente y resolver después.

El truco:

Gestiona las tareas por proyectos o temáticas. Por ejemplo, si el proyecto es un evento empresarial, las tareas serían organizar la ubicación y el horario, llamar a los invitados, preparar un catering, una presentación, etc… Así se divides el proyecto en varias tareas pequeñas y se realiza paso a paso. También puedes procesar por “lotes” o temáticas las actividades que requieran el mismo contexto, para hacerlas todas a la vez. Por ejemplo, dedicar unos minutos a realizar llamadas, a responder mails, etc.

3. Enfréntate a los “ladrones” del tiempo

La frase: Hay ladrones a los que no se castiga, pero que roban lo más preciado: el tiempo” (Napoleón).

Hoy  más que nunca,  en este entorno de conexión instantánea estamos rodeados de” vampiros del tiempo”, aquello que nos distrae de las funciones realmente importantes y productivas.  Correo electrónico, WhatsApp, chat, redes sociales… demasiadas tentaciones que favorecen la procrastinación y el posterior agobio. Combatirlas es uno de los más grandes desafíos que tenemos para centrarnos en lo realmente importante y beneficioso. Una hora “enchufados”, concentrados en un trabajo, nos hará avanzar más que 10 horas plagadas de interrupciones.

El truco:

No sintamos que es pecado dedicar momentos a Gmail, Facebook o Instagram, solo tenemos que aprender a manejarlo en función de nuestros objetivos. Se puede convertir en un aliado como sistema de incentivos para cumplir con la tarea propuesta, por ejemplo pensando “cuando termine x tarea que es importante, hago x”.

Otro truco para resistirse a la procrastinación es crear un falso deadline. Un plazo límite de entrega inventado para cumplir tu objetivo, como agendar una carrera de 5 kilómetros en un mes si se quiere empezar a correr hoy o invitar a unos amigos a comer a casa antes de aprender a hacer la receta prometida. Aunque sean falsos límites, vamos adquiriendo el hábito que nos impulsa a avanzar.

4. Comunicación

La frase: “No esperes a que te toque el turno de hablar: escucha de veras y serás diferente” (Charles Chaplin).

La comunicación es clave en la vida, pero en el ambiente laboral también. Un modelo de comunicación eficaz influye mucho en la motivación de los trabajadores y la productividad de los negocios.

El truco:

Trabajo en equipo: Las tareas que puedan realizarse de forma conjunta lograrán un mejor resultado si se fomenta un verdadero espíritu de cooperación que reduzca debilidades y potencie fortalezas. Lograr un ambiente propicio con un trabajo conjunto permitirá a la empresa aumentar la productividad laboral gracias a un trabajo en equipo bien gestionado.

Socializa. Las empresas más modernas y productivas disponen de cafeterías, comedores o pequeñas salitas donde los empleados pueden relajarse. Pequeñas acciones cotidianas pueden marcar la diferencia para establecer un mejor vínculo con los compañeros. Ese espacio dedicado al descanso activo es una de tus mejores bazas para  luchar contra el Síndrome de Burnout (trabajador quemado).  Normalmente, las compañías suelen fomentar este tipo de relaciones llevando a cabo actividades colaborativas como el teambuilding.

5. Elimina todo lo innecesario de tu vida

La frase: “Elegir las cosas que queremos en nuestra vida ayuda a elegir mejor a las personas que queremos en ella” (Hideko Yamashita).

Aunque suene lógico, un gran secreto para concentrarse en lo realmente importante es desatender las tareas intrascendentes y arrojar a la papelera lo que no necesitamos.

El truco:

Aprende a decir “No”. Si no sabes, es muy probable que tu agenda se llene de temas que quitan mucho tiempo y generan pocos beneficios para la empresa y para ti. Si puedes, intenta resolver antes aquellas tareas o decisiones que dependan de otras personas. Las reuniones deben tener hora de comienzo y finalización, exige que tengan orden del día y que no se produzcan discusiones interminables o se hable de temas insustanciales. Acude únicamente cuando sea totalmente necesario, esto te proporcionará mayor autonomía para organizar el resto de tiempo y actividades.

Ordena tu lugar de trabajo. Si organizas tu mesa, organizarás tu mente. El espacio de trabajo tiene un impacto significativo en cómo trabajas y en tus resultados. Visualmente debe de estar organizado y limpio ya que, de lo contrario, automáticamente asociaremos el desorden con algo negativo y el porcentaje de eficiencia será más bajo. Cuando trabajamos en un óptimo espacio de trabajo estamos potenciando nuestra salud emocional.

6. Autoanálisis, conócete a ti mismo

La frase:Ni siquiera el mejor explorador del mundo hace viajes tan largos como aquel hombre que desciende a las profundidades de su corazón” (Julien Green).

A veces nuestro mejor aliado, aunque no lo sepamos, somos nosotros mismos. Esa persona que ves en el espejo te va a acompañar toda tu vida, así que más te vale llevarte bien con ella y obtener el mayor provecho posible de vuestra relación.

El truco:

Optimiza tu rendimiento cerebral, agrupando las actividades según tu rimo y gastando bien tus energías. Igual que hay “aves mañaneras” que se toman un café y se comen el mundo, también hay “búhos” que rinden más de noche. Según tu ritmo vital, asigna tu tiempo de mayor concentración a las tareas principales o importantes y reserva aquellos momentos de menor concentración para tareas secundarias y auxiliares.

Crea tu propia rutina mañanera. Un hábito que multiplicará los resultados del descanso y de las actividades  del resto del día es el tener una rutina personalizada por la mañana. Un par de actividades automáticas que nos permitan permiten comenzar el día de la mejor manera, enfocados en lo más importante, con energías y sin estrés. Puede ser de 10 minutos o de una hora. Puede ser salir a correr, hacer yoga, ver vídeos, desayunar leyendo…Lo importante es que en ese momento lo dediquemos a nosotros mismos.

7. Descanso

La frase:El arte del descanso es una parte del arte de trabajar” (John Steinbeck).

Parece un contrasentido, ¿verdad? Sin embargo, frenar mientras trabajas mejora los resultados e incrementa tu productividad en un 25%. Trabajar al máximo de tu capacidad constantemente hará que rápidamente te sientas fatigado y mentalmente exhausto, por lo que es importante encontrar un hueco de auto cuidado y desconexión a lo largo del día.

El truco:

Pausas controladas. El cerebro requiere de periodos intermitentes de descanso a lo largo del día. Si deseas mejorar tu productividad no tienes que trabajar más, tienes que trabajar mejor, en bloques enfocados con descansos. Descansar unos minutos entre tarea y tarea, estirar los brazos y las piernas, tomar un café o dar un pequeño paseo… No sólo mejorará tu productividad, también evitará dolores de espalda, de cabeza, irritación, nerviosismo,  o estrés.  Según estudios, lo ideal es trabajar en bloques de 52 minutos con descansos de 17 minutos.

Respira y desconecta. A veces hay muchos asuntos pendientes, los problemas se acumulan, las cosas no salen como queremos y nos entran los nervios. Entonces, la emoción que prima es de angustia, enojo, ira. Aunque no podemos controlar algunos escenarios externos y el sentimiento que nos producen, sí podemos elegir qué hacemos con eso que sentimos. Para aprender a gestionar nuestras emociones de forma adecuada y manejar nuestro interruptor interno una buena técnica para lograrlo es la meditación o el Mindfullness.

8. Potencia tu talento y saca lo mejor de ti

La frase: Solo hay una pequeña parte del universo de la que sabrás con certeza que puede ser mejorada, y esa parte eres tú” (Aldous Huxley).

El desarrollo del talento es clave para potenciar los negocios, pero sobre todo para potenciar tus habilidades.

El truco:

Fórmate. No solo recicla los conocimientos y sirve para potenciar talento, habilidades y aptitudes. También mejora las condiciones de trabajo y aumenta la satisfacción y autoafirmación, potenciando, potencia la confianza y autoestima en nuestras relaciones personales. La formación nos aporta conocimientos, pero también habilidades sociales como proactividad, empatía, compromiso, autocrítica o tolerancia.

Fomenta tu creatividad. Ten siempre una libreta a mano. En los momentos menos esperados pueden llegar ideas que se asocien con algún trabajo que esté realizando. Para evitar olvidarlas es ideal anotarlas y llevar un listado de ellas para cuando puedan ser útiles. Está comprobado según estudios de que el lápiz y el papel fijan mejor los conocimientos y estimulan la creatividad.

9. Felicidad

La frase: “No hay medicina que cure lo que no cura la felicidad” (Gabriel García Márquez).

Cuando alguien está contento se siente pleno, con energía, incrementa su colaboración e involucración… Aumentar el grado de bienestar y satisfacción de los trabajadores hace que se sientan más valorados, vinculados y participes en la empresa, aumentando su moral y su rendimiento. Está comprobado que cuando una persona se siente valorada y necesaria en un lugar le resulta más fácil sentirse motivado y por tanto aumenta su productividad. El teletrabajo o la flexibilidad horaria también son medidas muy efectivas de la que cada vez más empresas son conscientes, ya que la organización de horas de trabajo aporta autogestión y confianza

El truco:

La dopamina cuando somos positivos tiene dos funciones,  no sólo nos hace sentirnos más felices, sino que también activa los centros de  aprendizaje, permitiéndonos adaptarnos e al mundo de manera diferente. Si entrenamos al cerebro para ver las cosas de cierta manera nos volvemos una persona con una mirada más optimista de la vida. Según “Diez minutos de felicidad”, libro escrito por Sandi Mann, profesora de la Universidad Central de Lancashire, debemos responder a estas seis preguntas diariamente.

  • ¿Qué experiencias, por mundanas que sean, le dieron placer?
  • ¿Qué elogios y comentarios recibió?
  • ¿Cuáles fueron los momentos de pura fortuna?
  • ¿Cuáles fueron sus logros, por pequeños que fueran?
  • ¿Qué lo hizo sentir agradecido?
  • ¿Cómo expresó amabilidad?

Gran parte del programa se basa en investigación científica que muestra que tomarse un poco de tiempo para reevaluar el día de esta manera puede cambiar lentamente nuestra forma de pensar y así encontrar más felicidad.

10. La nube 

La frase: “Cualquier tecnología suficientemente avanzada es equivalente a la magia” (Arthur C. Clarke).

En el escenario actual, donde prima la competitividad y la velocidad de la información, es imprescindible la digitalización de procesos. Disponer de una herramienta que monitorice las tareas, el seguimiento, la eficiencia y la productividad laboral es imprescindible hoy en día. Apostar por aplicaciones o sistemas informáticos ágiles y eficaces no solo transmite innovación y profesionalidad, sino que contribuye a disminuir los plazos de ejecución de los procesos internos. Aquellas organizaciones que han apostado por un ERP o un CRM son  mucho más eficaces en varios aspectos: han mejorado en todo aquello relacionado con la gestión de archivos, procesos, estrategias y recursos y comunicación empresarial.

El truco:

Apuesta por el cloud computing multitenant la evolución del cloud computing con muchos más beneficios.  Para las empresas la nube es una garantía de reducción de costes, inmediatez, escalabilidad, disponibilidad y eficiencia. Ayuda a mejorar la gestión empresarial de los distintos procesos departamentales de todo tipo de compañías, adaptándose a las necesidades concretas de la organización y a las transformaciones del mercado.

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