Claves para ofrecer formación eficaz a tu equipo

30 octubre, 2019

Claves para ofrecer formación eficaz a tu equipo

Argumentar la importancia de la formación ya no tiene sentido, pues lejos quedaron aquellos puestos de trabajo en los que no es necesario actualizarse, al igual que las personas que los quieren ocupar.

Los avances tecnológicos han hecho indispensable la actualización constante en los puestos de trabajo; los profesionales “exigen” entornos de trabajo enriquecedores; y el cambio social ha transformado las expectativas de los futuros trabajadores, que ya asumen la necesaria capacidad de cambio y adaptación.

Por otro lado las empresas, que ya han detectado lo mencionado, fomentan desde sus departamentos de recursos humanos, o desde la propia dirección (dependiendo del tamaño) la formación de sus equipos mediante cursos de reciclaje, formación interna, formación especializada, formación a medida, … u otras metodologías o formatos no tan convencionales.

El Estado también ha tratado de promover la formación a lo lado de la vida; por lo que a través de organismos públicos como FUNDAE procuran a las empresas bonificaciones para favorecer la formación en las mismas.

De ahí han surgido consultoras y gestoras de cursos bonificados o bonificables con un amplio catálogo que ayudan a las empresas a agilizar este tipo de análisis, gestiones o trámites.

Cada empresa, puede poner en marcha planes de formación o acciones formativas para sus trabajadores, que cumplan los objetivos necesarios y marcados previamente, acorde con la estrategia empresarial y motivadores para los profesionales.

La planificación de la formación

Independientemente si se trata de pequeña, mediana o gran empresa podremos planificar la formación de los trabajadores teniendo en cuenta algunos factores.

Detectar necesidades formativas

El primer paso, y más importante, es saber qué necesita aprender nuestro equipo; en qué necesita formarse tal o cual departamento; qué podemos ofrecer a un determinado profesional para poder mejorar su satisfacción en el puesto de trabajo que desempeña; o qué podría hacer que un perfil profesional “ascienda” a un nuevo puesto… entre otros.

Por tanto, dependiendo del objetivo que pretendamos conseguir; motivación, desarrollo profesional, reciclaje, especialización, … etcétera, se pueden detectar necesidades de uno modo u otro, por ejemplo:

si queremos motivar, quizá lo más interesante sea preguntar a los afectados;
si queremos realizar pequeñas modificaciones de la misión, visión y valores de la empresa, que no vemos bien asimiladas por parte del equipo, se deberán definir con ayuda del equipo directivo;
si detectamos fallos en algunos procesos internos, deberemos hablar con los responsables directos de un área, línea o varias;
si definimos planes de carrera como parte de nuestra política de recursos humanos, la formación deberá estar definida previamente, … etcétera.

Métodos para detectar necesidades

Si tenemos claro que la formación debe formar parte de la estrategia empresarial; podemos adoptar diferentes medidas para recabar información y elaborar el plan anual de formación o acciones trimestrales concretas.

Las técnicas más comunes y utilizadas para averiguar las necesidades, suelen ser:

la observación;
las solicitudes de los responsables de línea;
la entrevista;
el análisis de los trabajos desarrollados;
las reuniones de grupo o equipo;
los cuestionarios;
la planificación de carreras;
o el análisis de situaciones anómalas.

En función de la estructura empresarial, de los recursos disponibles, de las políticas de recursos humanos y de la cultura corporativa de la organización, elegiremos utilizar una técnica determinada, o varias a la vez.

El plan estratégico

En cualquier caso, la visión global y de conjunto de la organización puede ayudar a sistematizar o protocolizar acciones puntuales de detección de necesidades formativas para analizarlas y elaborar el plan más adecuado a la demanda de trabajadores y necesidades de la empresa.

Tipo de formación

Derivado de los objetivos a cumplir previamente definidos según el plan global o plan estratégico de la organización, podremos planificar diferente tipo de formación para alcanzar conocimientos, habilidades o comportamientos (actitudes). Veamos algunos ejemplos:

Formación en conocimientos: por ejemplo, sobre el RGPD se necesitan conocimientos para seguir las directrices que marca la norma y no cometer errores.
Formación en habilidades: para el manejo operativo de una determinada máquina o herramienta, para la adquisión de una secuencia de trabajo, para el desarrollo de una habilidad intelectual (plan de seguridad, balance, …)
Formación en comportamientos: interpersonales (como las técnicas de venta) o el cambio de actitudes hacia el trabajo, entre otros.

Una vez definidos los objetivos y tipo de formación a impartir, pasaremos a determinar el enfoque que daremos a la formación.

Diseño del enfoque

Para diseñar correctamente el enfoque tendremos en consideración:

Las necesidades de la organización:
- creación de nuevos productos;
- apertura de nuevos mercados;
- transformación de la organización;
- apertura de nuevos centros;
- introducción de una nueva tecnología;
- detección de calidad insuficiente;
- necesidad de racionalización de los procesos productivos;
- mejorar la productividad;
- mejorar la satisfacción o motivación de trabajadores, etc.
Objetivos de la organización: acorde a las necesidades.
Objetivos de rendimiento: es decir, lo que se va a conseguir con la formación, y alineados con los objetivos de la organización.
Perfil de los participantes:
- toda la organización;
- un determinado departamento o área;
- un puesto;
- una persona, etc.
Conocimiento, habilidades y actitudes que de deberán adquirir.

Esta información ayuda y es determinante para definir el resto de elementos:

Denominación de la acción.
Objetivos específicos.
Descripción del formador y estilo de enseñanza.
Contenido.
Duración y temporalización.
Metodología: activa, participativa, cooperativa, …

Por otro lado, la comunicación y difusión del plan o acción al equipo también será esencial para la predisposición y participación en la misma.

La motivación para aprender

A continuación, damos algunas nociones o principios, como indicaba Wilson, que rigen la motivación para aprender y que por tanto serán determinantes para el diseño de cualquier plan o acción formativa. Así, los alumnos, o en nuestro caso, los profesionales:

deben querer aprender;
aprenden solo lo que consideran necesario;
aprenden mediante la práctica;
aprenden resolviendo problemas prácticos;
aprenden explicando experiencias del pasado;
aprenden mejor en un entorno informal;
y aprenden mejor combinando diferentes métodos de formación.

Sabiendo esto, deberemos aplicar técnicas y herramientas durante la formación que pongan en práctica estos principios.

Limitaciones de la formación

Para el diseño y dinamización de las acciones formativas o plan, no hay que peder de vista las limitaciones de la formación para poder hacer las posibles “correcciones” o ajustes sobre la misma y no caer en errores comunes como:

la resistencia del alumno;
la desconexión entre lo que se muestra en la formación y lo que ves posible realizar en el puesto de trabajo;
la falta de un correcto estudio de las necesidades reales;
la falta de una planificación realista.

El software te puede ayudar

En otro artículo hablaremos más detalladamente sobre el plan de formación anual, qué, cómo y por qué ponerlo en marcha. Ahora explico brevemente cómo un software de RRHH puede ayudar llevar a cabo acciones y todo lo que ello conlleva:

en la detección de necesidades mediante:
- cuestionarios o encuestas,
- evaluaciones de desempeño,
- buzón de sugerencias;
en el registro de necesidades para hacer la valoración sistemática y protocolizada por todas las partes implicadas;
en la planificación mediante un proyecto que permita:
- registro accesible por los implicados, para la participación y mejora del plan y procesos,
- registro en los cursos,
- obtener los datos necesarios para transmitir a FUNDAE;
en la difusión;
- emails personalizados,
- portal del empleado,
- tablón de anuncios;
en la elaboración de documentación o sesiones e-learning;
en la propia gestión:
- convocatoria,
- reserva de salas;
en el seguimiento y evaluación del plan:
- que permita mejoras y reajustes.