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3 aspectos a tener en cuenta en la elección de un software de gestión empresarial

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¿Qué necesito?

Es la primera pregunta que nos debemos de hacer ante la idea de adquirir un software de gestión empresarial de cualquier tipo, ERP, CRM, SGA, FSM. MRP, EAM, …

Y qué necesito no es solo saber qué tiene que hacer el software para que satisfaga mis necesidades actuales; si no, cómo es mi negocio, qué personas participan en la gestión y qué perfiles tienen y dónde y cuándo va a ser utilizado.

1. Cómo es el negocio

Hay preguntas básicas que hacerse, por ejemplo:

  • si se trata de una gran empresa, una mediana empresa o es una pequeña empresa o negocio familiar;
  • a qué nos dedicamos y qué requieren nuestros clientes: inmediatez y rapidez de respuesta, calidad en el servicio medios de comunicación y control más utilizados, pues esto define nuestra estrategia…;
  • dispongo o no de equipo técnico interno que pueda ayudar a la evolución del software y su mantenimiento;
  • cuántas personas lo van a utilizar y qué funciones y tareas desempeñan en la organización.

2. Qué perfiles profesionales participan en la gestión del negocio

Las grandes empresas suelen tener bien definidos los roles de cada puesto, correspondientes a un departamento o área; estos se complementan y trabajan para cumplir los objetivos comunes de la organización.

La mediana o pequeña empresa no tiene tan bien definidos los roles y responsabilidades; una misma persona o profesional puede llevar el área de RRHH y de administración asumiendo funciones complementarias y ejerciendo de forma eficiente su labor en la compañía.

El hecho de que un puesto tenga tareas y responsabilidades altamente definidas o no, va a influir en la elección del software de gestión:

  • necesitamos un software especializado en cada área de negocio;
  • necesitamos una plataforma de gestión global que abarque todas las áreas de negocio y sobre la que trabaje todo el equipo;
  • necesitamos un software de gestión modular y organizado por perfiles y permisos; …
  • además de sus respectivas combinaciones, pues también son posibles integraciones no nativas pero efectivas.

Normalmente la primera opción suele ser la más económica, siempre y cuando necesites una sola herramienta especializada, los procesos del negocio sean sencillos y el equipo humano no muy numeroso.

Si necesitas más de una herramienta, si sumas el coste de estas, más los costes indirectos de su uso; pronto te das cuenta que una plataforma global ahorra tiempo y dinero en mantenimiento de licencias, errores humanos en el cruce de datos de una a otra herramienta por una tercera, peor servicio de atención al cliente, menor control de los datos e información, etc.

Lo cierto es que, si el volumen de trabajo es mucho y los procesos complejos, aun siendo una mediana empresa lo más probable es que necesites una plataforma de gestión empresarial completa que sea flexible, permita adaptaciones y facilite las tareas de todas las áreas y departamentos del negocio.

3. Dónde y cuándo va a ser utilizado

Ahora, más que nunca y dadas las circunstancias tanto a nivel de crisis sanitaria como de cambio en los modelos de trabajo en los que la flexibilidad es ya una realidad en la mayor parte de las compañías; no podemos obviar la posibilidad que el software facilite la misma.

Los softwares desarrollados mediante tecnología cloud computing apoyan tanto la conciliación como la posible igualdad en el desarrollo profesional entre hombres y mujeres, pues permiten el trabajo en cualquier momento y lugar.

No olvidemos, que el tener que acudir a la oficina o centro de trabajo obligatoriamente, por que allí tienes toda la información, en estos momentos no deja de ser un atraso.

No cabe duda que el cloud computing es presente y futuro.

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