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La gestión de proyectos hoy

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La gestión de proyectos de cualquier tipo, y más de software de gestión empresarial ERP se debe basar en varios pilares fundamenteles que ayudarán al éxito de cualquier proyecto:

  • la planificación;
  • la organización;
  • la motivación;
  • y el control.

La planificación

Abordar proyectos tan complejos como la implementación o integración de un software ERP requiere una buena planificación de tareas, recursos y tiempos.

Planificar supone realizar un desglose todas las tareas a realizar para cumplir objetivos según recursos humanos y materiales de los que se dispone, en un periodo de tiempo determinado.

Según estos tres criterios y bajo la dirección de los objetivos planteados desde el inicio, se deberá planificar el proyecto.

Por tanto, en la planificación será fundamental definir:

  • el objetivo u objetivos;
  • la duración, es importante estimar correctamente los tiempos y tener en cuenta que pueda haber pequeños cambios en los mismos que deberemos corregir;
  • el alcance, es decir los límites del mismo… el hasta dónde vamos a llegar y lo que se espera cuando finalice o se entregue;
  • el presupuesto, que siempre deberá estar presente, incluso asignarlo a las fases para detectar desviaciones lo antes posible;
  • las fases del proyectos, para marcar hitos importantes que nos guíen y motiven en el camino.

Podremos utilizar diferentes herramientas tecnológicas de gestión de proyectos que nos ayuden a llevar a cabo todas las funciones que se desprendan de la dirección de proyectos.

La organización

La organización es esencial para que todo el mundo sepa qué hacer, cuándo, con qué y cómo.

Eso implica una gestión de recursos y organización exhaustiva y bien programada, para que las tareas se realicen de manera ordenada según las fases en que hayamos organizado el proyecto y los objetivos para cada una de las fases.

Organizar los proyectos por fases garantiza que haya mayor entregabilidad y la aportación de valor real al proyecto; de este modo se avala que lo que se está entregando está bien hecho.

La motivación

Que el equipo contribuya a la planificación, asegura el consenso y cohesión grupal. Mantener la motivación del equipo es realmente importante ¿cómo lo vamos a conseguir?:

La gestión de proyectos de hoy debe estar basada en:

  • una buena planificación que aporte seguridad, tanto al cliente como al equipo interno;
  • hacer al equipo partícipe de sus logos;
  • alabar la consecución de fases y objetivos y celebrarlo de algún modo;
  • entusiasmar al equipo para presentar al cliente los diferentes hitos;
  • intentar ser exquisitos en en el cumplimento de objetivos y tiempos;

Somos conscientes de que los proyectos pueden ser de semanas, meses o años; esto implica que deberemos tener una actitud paciente, no perder el nivel de exigencia y motivación a lo largo del proceso y mantener la cohesión del equipo de trabajo para que al remar o unir esfuerzos, sea más eficiente.

El control

Por último, vamos a hablar del control sobre los recursos, sean humanos, materiales o de tiempo, que estamos manejando.

Si no realizamos un control detallado de estos, cualquier proyecto se puede ir al traste; pues la gestión del conocimiento por parte del responsable, así como de todo el proceso que se está llevando a cabo es fundamental.

Para obtener dicho control , hay multitud de herramientas en el mercado que nos pueden ayudar a planificar organizar y gestionar proyectos.

Yunbit dispone de una herramienta de gestión de proyectos, integrada de forma nativa con el ERP, con las siguientes características:

  • gestión financiera y contable;
  • gestión de personal;
  • gestión de recursos;
  • gestión de tareas:
    • tiempo estimado;
    • tiempo empleado;
    • desviaciones;
  • reporte de horas en tareas;
  • gestión de calendarios públicos y privados, eventos y agendas;
  • gestión documental y firma digital;
  • gestión de citas;
  • automatización: factura, reporte semanal, desviaciones, avisos, informes…
  • diagrama de GANTT;
  • informe de rentabilidad;
  • integración con datos del ERP, CRM, SGA, MRP, FSM, …

Yunbit dispone de una plataforma de gestión empresarial que integra todas las aplicaciones de forma nativa, lo que ofrece mayor control sobre todo el negocio.

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