La gestión de proyectos de cualquier tipo, y más de software de gestión empresarial ERP se debe basar en varios pilares fundamenteles que ayudarán al éxito de cualquier proyecto:
- la planificación;
- la organización;
- la motivación;
- y el control.
La planificación
Abordar proyectos tan complejos como la implementación o integración de un software ERP requiere una buena planificación de tareas, recursos y tiempos.
Planificar supone realizar un desglose todas las tareas a realizar para cumplir objetivos según recursos humanos y materiales de los que se dispone, en un periodo de tiempo determinado.
Según estos tres criterios y bajo la dirección de los objetivos planteados desde el inicio, se deberá planificar el proyecto.
Por tanto, en la planificación será fundamental definir:
- el objetivo u objetivos;
- la duración, es importante estimar correctamente los tiempos y tener en cuenta que pueda haber pequeños cambios en los mismos que deberemos corregir;
- el alcance, es decir los límites del mismo… el hasta dónde vamos a llegar y lo que se espera cuando finalice o se entregue;
- el presupuesto, que siempre deberá estar presente, incluso asignarlo a las fases para detectar desviaciones lo antes posible;
- las fases del proyectos, para marcar hitos importantes que nos guíen y motiven en el camino.
Podremos utilizar diferentes herramientas tecnológicas de gestión de proyectos que nos ayuden a llevar a cabo todas las funciones que se desprendan de la dirección de proyectos.
La organización
La organización es esencial para que todo el mundo sepa qué hacer, cuándo, con qué y cómo.
Eso implica una gestión de recursos y organización exhaustiva y bien programada, para que las tareas se realicen de manera ordenada según las fases en que hayamos organizado el proyecto y los objetivos para cada una de las fases.
Organizar los proyectos por fases garantiza que haya mayor entregabilidad y la aportación de valor real al proyecto; de este modo se avala que lo que se está entregando está bien hecho.
La motivación
Que el equipo contribuya a la planificación, asegura el consenso y cohesión grupal. Mantener la motivación del equipo es realmente importante ¿cómo lo vamos a conseguir?:
La gestión de proyectos de hoy debe estar basada en:
- una buena planificación que aporte seguridad, tanto al cliente como al equipo interno;
- hacer al equipo partícipe de sus logos;
- alabar la consecución de fases y objetivos y celebrarlo de algún modo;
- entusiasmar al equipo para presentar al cliente los diferentes hitos;
- intentar ser exquisitos en en el cumplimento de objetivos y tiempos;
Somos conscientes de que los proyectos pueden ser de semanas, meses o años; esto implica que deberemos tener una actitud paciente, no perder el nivel de exigencia y motivación a lo largo del proceso y mantener la cohesión del equipo de trabajo para que al remar o unir esfuerzos, sea más eficiente.
El control
Por último, vamos a hablar del control sobre los recursos, sean humanos, materiales o de tiempo, que estamos manejando.
Si no realizamos un control detallado de estos, cualquier proyecto se puede ir al traste; pues la gestión del conocimiento por parte del responsable, así como de todo el proceso que se está llevando a cabo es fundamental.
Para obtener dicho control , hay multitud de herramientas en el mercado que nos pueden ayudar a planificar organizar y gestionar proyectos.
Yunbit dispone de una herramienta de gestión de proyectos, integrada de forma nativa con el ERP, con las siguientes características:
- gestión financiera y contable;
- gestión de personal;
- gestión de recursos;
- gestión de tareas:
- tiempo estimado;
- tiempo empleado;
- desviaciones;
- reporte de horas en tareas;
- gestión de calendarios públicos y privados, eventos y agendas;
- gestión documental y firma digital;
- gestión de citas;
- automatización: factura, reporte semanal, desviaciones, avisos, informes…
- diagrama de GANTT;
- informe de rentabilidad;
- integración con datos del ERP, CRM, SGA, MRP, FSM, …
- …
Yunbit dispone de una plataforma de gestión empresarial que integra todas las aplicaciones de forma nativa, lo que ofrece mayor control sobre todo el negocio.