Aunque ya son sabidas las grandes mejoras que se producen como consecuencia de la inversión en tecnología; en este artículo vamos a hacer un repaso de los aspectos más importantes y las herramientas que contribuyen a ello.
Se optimizan costes
La tecnología en general, y el software en particular traen consigo multitud de aspectos positivos a la sociedad: rentabilizar recursos no solo se aplica a la empresa, sino también para el usuario o consumidor de recursos y/o productos en general.
La optimización de costes es evidente si pensamos en que la tecnología transforma los puestos de trabajo a tareas y labores menos monótonas, más complejas intelectualmente hablando y más creativas.
La tecnología va a aplicar su esfuerzo en la automatización de tareas que antes han podido ser manuales como la realización de informes, la gestión documental, la coordinación y gestión de comunicación corporativa y las tareas administrativas en general.
Se dispone de mayor agilidad
Cuando disponemos de una herramienta de software es mucho más sencillo coordinar y gestionar todos los cambios que se produzcan; tanto a nivel de equipo como a nivel de recursos tecnológicos.
Cuando las tareas y la gestión del negocio están centralizadas con herramientas de gestión especializada, es posible realizar cambios, modificaciones y mejoras con mayor agilidad; pues el cambio, la modificación o mejora se hace de una manera mucho más rápida al poder modificar desde estas, gran parte de los procesos internos y poder hacerlo extensible al resto del negocio.
Produce mayor seguridad jurídica
Uno de los mayores problemas que tienen las empresas hoy en día es la cobertura o seguridad jurídica; es decir, cada vez hay mayor exigencia en tener todo documentado y registrado para justificar el buen hacer.
Mediante las herramientas tecnológicas, en las que todo puede quedar registrado, obtenemos mayor seguridad en la justificación de la mayor parte de tareas y responsabilidades de empleado y empleador.
Hay sencillos ejemplos de aplicaciones como los siguientes
- los logs de acciones o registro de acciones de los documentos;
- registro de tareas en jornada;
- registro de jornada laboral;
- registro de presencia;
- registro salarial;
- documentación legal del empleado;
- firma electrónica;
- registro de comunicaciones por email entre las partes;
- contabilidad y finanzas;
- control de consentimientos;
- control de archivos por versiones;
- …
Favorece la retención de talento
Además, al ser un recurso común y accesible para los empleados se favorece la comunicación interna, la autogestión, la automatización de procesos, la motivación y la confianza.
Los avances tecnológicos han permitido generar aplicaciones informáticas que nos ayudan a mantener un trato más cercano y exquisito con el empleado:
- portal del empleado;
- evaluación del desempeño;
- gestión por competencias;
- gestión de proyectos;
- calidad;
- encuestas;
- clima laboral;
- gestión y automatización de tareas administrativas;
- …
Mejora la eficiencia del trabajo del equipo
Si además utilizamos una plataforma de gestión empresarial; el control y administración de los datos queda centralizada mejorando notablemente la eficiencia del trabajo en equipo:
- se trabaja por procesos y se comparten responsabilidades y tareas;
- se favorece la administración por perfiles, de manera que se personaliza el software según la descripción de los puestos de trabajo;
- se propicia un entorno “virtual” de trabajo en equipo colaborativo y coordinado.