El plan de formación de la empresa es un elemento clave para el desarrollo y la óptima gestión de los recursos humanos; pues, un plan de formación bien diseñado va a afectar a multitud de ámbitos de la organización como la calidad, la atención al cliente, el desarrollo de habilidades, los procesos de selección interna, la definición de movimientos horizontales, la motivación de los empleados, el análisis de puestos de trabajo, el desarrollo y bienestar del equipo o la definición de planes de carrera.
Etapas del plan de formación
A continuación vamos a ver las etapas que sigue el plan de formación en cualquier organización.
En primer lugar hay que hacer un diagnóstico de las necesidades formativas tras la recogida de información y análisis a través de informes, entrevistas, reclamaciones de clientes, visitas al puesto de trabajo, reuniones, estudio de devoluciones de material, consultas a clientes, consultas a proveedores, encuestas de opinión, etc.
Posteriormente se deberá realizar un inventario de los RRHH; es decir, elaborar una relación detallada del personal con datos personales y profesionales de los empleados y buscar respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Qué tendrá que hacer en el futuro el empleado?
- ¿Cómo, dónde y porqué tendrá que hacerlo?
- ¿Qué es lo que sabe hacer hasta ahora el trabajador?
A continuación, hacer una elección de la didáctica más adecuada detallando las técnicas, instrumentos y métodos a emplear, veamos algunos ejemplos:
- Técnicas: orientadas hacia el contenido, orientadas al proceso o mixtas.
- Instrumentos: películas, vídeos, presentaciones en ppt, audios, …
- Métodos: método del caso, business games, role playing, discusión de grupos, conferencias, lecturas, e-learning, outdoor training, …
Reflejo escrito del plan
Dicho documento deberá contener la siguiente información o epígrafes:
- Objetivos a alcanzar.
- Análisis de las características de la organización.
- Detalle de la formación a impartir.
- Personas a quieres va dirigida la formación.
- Coordinador de la formación:
- relaciones con otros formadores;
- logística;
- control del desarrollo y seguimiento;
- relaciones con los alumnos;
- informes a la dirección general.
- Equipo formativo.
- Metodología.
- Lugar de la realización y/o impartición de la formación:
- presencial;
- virtual;
- mixta.
- Fijación de calendario
- Costes:
- facturas de la contratación de profesores;
- materiales
- sueldos de los trabajadores;
- subvenciones y ayudas económinas;
- otras contrataciones;
- …
Disponer de toda la información en un documento nos va a ayudar a concretar, planificar y contextualizar el plan.
Información y publicidad del Plan
Una vez definido con detalle el plan, deberemos dar la correcta difusión del mismo y orientada a los receptores de la información:
- dirección general;
- equipo directivo;
- representantes de los trabajadores;
- interesados o empleados;
- y managers de los empleados.
Aplicación
Una vez aprobado y difundido el plan pasaremos a la puesta en marcha, gestión y coordinación de acciones formativas y grupos.
Las acciones formativas plantean los objetivos y contenidos generales, así como especificaciones del área o departamento de la compañía a los que se dirige; que se concretan en un grupo de participantes, con un calendario, profesorado, etc determinado.
Evaluación
Es decir, el necesaria la comprobación de resultados sobre los aspectos más relevantes para la compañía y la elaboración de informe para el detalle de aspectos positivos; además de negativos, o posibles correcciones futuras para su presentación a:
- Dirección general;
- Comité de dirección;
- y Representantes legales de los trabajadores.
Algunos aspectos que puede detallar el informe de evaluación son:
- calidad;
- devoluciones de material;
- quejas;
- absentismo laboral;
- disminución de desperdicios de material;
- disminución de accidentes de trabajo;
- mejora del clima laboral;
- integración del personal;
- aumento de competencias tales como: iniciativa, creatividad, capacidad de trabajo en equipo,
- …
Software para la planificación y gestión de los planes de formación
De lo anterior deducimos que para llevar a cabo las diferentes etapas para diseñar un plan formativo acorde con las necesidades de formación necesitamos poner en práctica diferentes tareas y acciones relacionadas con gran carga de trabajo en gestión documental, coordinación de responsabilidades y análisis de datos.
Los software de gestión de la formación o e-learning facilitan enormemente esas labores puesto que:
- permiten llevar la gestión y control de acciones formativas (objetivos y contenidos) y grupos (cursos) de manera centralizada y adaptada a la realidad social y administrativa (FUNDAE);
- estar integrado con el Portal del empleado para:
- dar difusión de la actividad formativa;
- facilitar las inscripciones de los empleados;
- generar avisos automáticos;
- realizar el seguimiento de la actividad formativa;
- dar difusión de los materiales didácticos;
- descargar la documentación necesaria;
- formar parte de los planes de carrera de los empleados;
- y estar asociados a encuestas que apoyen las necesidades formativas.
Como vemos, los avances tecnológicos han facilitado ampliamente el trabajo administrativo y de gestión.