Sentirse útil y productivo: algunas ideas para organizar el tiempo de trabajo - Blog Yunbit Software

Vamos a compartir algunas técnicas que podemos emplear en nuestro día a día para sentir que el tiempo que empleamos durante nuestra jornada laboral resulta útil para el negocio y equipo y satisfactorio a nivel personal.

La organización personal lo es todo

Por eso, debemos organizarnos desde el principio. Para comenzar el día, una de las mejores opciones, según los psicólogos, es pensar como un Chef, es decir elaborar la estrategia y posteriormente ejecutar, por tanto:

• revisa tu agenda y prioriza las tareas más importantes y urgentes;
• contesta y atiende consultas para que el resto pueda avanzar;
• prepara las reuniones de coordinación y seguimiento para ser más eficaz durante el tiempo que empleas en ellas.

Administra tu tiempo usando la metodología que más se adecue a tu personalidad y trabajo, veamos algunos ejemplos:

• El método kanban sirve para organizar tareas individuales o de equipo y tener mayor control de lo que se debe hacer, se está haciendo o ya está hecho. Al tener el control global de tareas se puede estimar mejor el tiempo que se puede necesitar para realizarlas. Algunos software de gestión empresarial disponen de esta herramienta, integrada con el SAC, la agenda, la gestión de proyectos, etc.
• Con la técnica pomodoro es un método sencillo para mejorar la gestión del tiempo dividiendo la jornada laboral en periodos de 25 minutos, separados por una pausa de 5 minutos. Este método está basado fundamentalmente en la idea de que las pausas establecidas pueden mejorar la agilidad mental y la productividad.
• La técnica “comerse la rana” ayuda a organizar la jornada según la importancia de las tareas. Se trata de realizar primero las tareas más difíciles o desagradables de modo que el resto parezcan más sencillas. Parece ser que si hacemos las tareas en el orden más adecuado se evita la procastinación y seremos más productivos.
• Con la regla de los dos minutos se trata de realizar de manera inmediata las tareas que nos lleven menos de dos minutos para evitar pensar y apuntar y simplemente realizarlas en el acto.
• El método Ivy Lee consiste en realizar al final de la jornada laboral una lista de las seis cosas más importantes que hay que realizar al día siguiente y por orden de prioridad, la más importante primero. Con esta técnica se evita la multitarea (multitasking), de modo que nos centramos en los objetivos de la jornada y los no cumplidos pasan al día siguiente.

Los tiempos de descanso también son importantes

Debes reconocer cuando tu mente y cuerpo necesitan descansar: algunos estudios psicológicos indican que nuestro cuerpo requiere descanso cada 90 minutos de trabajo; en este sentido, los psicólogos aconsejan levantarse, realizar ejercicios de estiramiento, asomarse a la ventana, preparar un café, beber agua… pero consultar el móvil no.

No confundas los descansos con los ladrones de tiempo (interrupciones, notificaciones, reuniones mal planificadas, procastinación, …)

En líneas generales

• Valora las tres primeras horas del día: aprovecha estas importantes horas, y dedícalas a tareas de alta prioridad para ti y tu trabajo.
• Es importante que ser proactivo en lugar de reactivo; es decir, no debes esperar a que las cosas sucedan para reaccionar.
• Evita las distracciones.
• Di “no” a la multitarea.

Los nuevos modelos de jornadas laborales como el trabajo a distancia , los espacios diáfanos de trabajo, el trabajo cooperativo, etc; hacen cada vez más necesario, ser consciente del empleo de nuestro tiempo durante la jornada laboral, pues los ladrones de tiempo también suelen estar más presentes en estos nuevos modelos.