Cuando comienza el año es momento de plantear nuevos objetivos, analizar los logros del año anterior y detectar posibles mejoras en el siguiente; estas son algunas de las formas que tenemos de planificar para evolucionar, avanzar y progresar.
Dadas las circunstancias del contexto actual, la mayor parte de las organizaciones tendrán como objetivo optimizar sus procesos para sacar mayor rendimiento a los productos o servicios que ofrecen. En este sentido, algunos de los aspectos que podemos analizar en el entorno corporativo para elaborar o ajustar nuestra estrategia serán los siguientes:
- recursos de los que podemos prescindir;
- redundancia de los procedimientos y tareas;
- herramientas para la gestión del conocimiento;
- soporte y seguridad de la información;
- comunicación corporativa;
- software de gestión empresarial.
Veamos porqué.
Recursos de los que podemos prescindir
Es muy importante tener conciencia de los recursos de los que se dispone y cómo se hace uso de ellos.
En ocasiones hemos adquirido ciertos efectivos que nos hicieron falta durante un tiempo y que actualmente no cumplen con esa función; bien porque ya no son necesarios, bien porque no hemos sabido “reutilizarlos” o “convertirlos” para que aporten valor a la compañía.
Es un error muy común, por tanto, no mantener un registro actualizado de nuestros recursos y funciones que desempeñan en la organización.
Hacer un análisis de esto nos ayudará a tomar conciencia del derroche que hacemos del capital de la compañía para poder reorganizar los recursos de manera adecuada.
Redundancia de los procedimientos y tareas
Al igual que se adquieren nuevos recursos por necesidades concretas; a veces nos auto-agenciamos, personal o departamentalmente, tareas y procedimientos que quizá son innecesarios si se analizan y diseñan en conjunto.
Crear, diseñar y dinamizar procedimientos requiere conocimiento y análisis de situaciones inmersas en un determinado contexto para lograr procedimientos realmente eficientes.
Herramientas para la gestión del conocimiento
La información y conocimiento de las compañías es el mayor valor que poseen; sin embargo también puede ser el más efímero si este no se gestiona, transmite y custodia de manera adecuada.
Algunas soluciones para retener, producir y transmitir con éxito dicho conocimiento serían; la redacción de manuales, la definición de procesos y la creación de sistemas que permitan registrar todas las actividades de los negocios.
Soporte y seguridad de la información
Al hilo del punto anterior se hace evidente la necesidad de salvaguardar de manera adecuada toda la información y datos de la compañía contando con proveedores de confianza para tal cuestión; así como adoptar una serie de sistemas de trabajo que faciliten el uso óptimo de la información.
Comunicación corporativa
Siendo la comunicación corporativa el conjunto de actividades de comunicación interna y externa para los grupos de interés de los que depende la empresa; se trata de un área realmente importante para las compañías, puesto que va a definir la cultura y el discurso en la empresa.
Tanto para empleado (cliente interno), como para clientes y proveedores; la forma en que comunicamos va a determinar la relación laboral, creando expectativas y resultados diferentes en función de esta.
La estrategia en la comunicación corporativa definirá además qué, quién, cómo, cuándo, dónde, con quién, etc. se comparte la información; por lo que esto se va a ver reflejado no solo en el portal del empleado, si no también en el soporte hacia nuestros clientes, en las exigencias con respecto a nuestros proveedores, en las relaciones interdepartamentales y como consecuencia en el clima organizacional.
Software de gestión empresarial
Para llevar a cabo la puesta en marcha de las decisiones y acciones derivadas del anterior análisis, así como para la realización del propio análisis, es importante disponer de herramientas tecnológicas adecuadas y que nos faciliten el trabajo.
El software de gestión empresarial adecuado y de calidad nos va a permitir actuar sobre los aspectos que acabamos de ver:
- obtener mayor control en la gestión de recursos de las compañías;
- detectar y evitar redundancia de los procedimientos y tareas ejecutados por todo el personal de forma sincronizada;
- ofrecer herramientas para la gestión del conocimiento desde un mismo canal accesible a todos;
- facilitar la seguridad de la información de la compañía;
- y mejorar la comunicación corporativa.
Por tanto, las herramientas tecnológicas que mejoren y faciliten en trabajo diario pueden ser la clave en el avance y la evolución de los negocios.