¿Qué puede aportar el software a una organización en términos de productividad y eficiencia? - Blog Yunbit Software

El software es ya la herramienta que va a marcar la diferencia con respecto a rentabilidad en los negocios y la eficacia de las tareas a desempeñar en el día a día.

La elección de software va a ser crucial para que la organización avance según las necesidades de la propia empresa, de sus clientes, y del mercado; es por este motivo por el que el proceso de decisión es esencial; el software debe ser analizado de forma amplia y teniendo en cuenta los diferentes perfiles profesionales que lo van a utilizar.

Elegir software de gestión

Veamos cuáles son son las prestaciones básicas que cualquier software debería ofrecer

• Automatización de procesos, que permite el ahorro de tiempo en tareas innecesarias que no requieran trabajo manual así como una mejor dirección en la gestión de los procesos de la compañía.
• Visibilidad en tiempo real de los datos, sin dilación, para que la toma de decisiones sea lo más acertada posible a la situación actual de la compañía y las previsiones más precisas.
• Integración con tecnologías avanzadas; se debe aprovechar el potencial de cada herramienta de gestión para que el “software resultado” se ajuste a lo que la organización necesita.
• Análisis y reportes avanzados, dado que el software debe disponer de todos los datos para poder definir informes, estos, deben estar incluidos en el producto de software o posibilitar su desarrollo e integración.

Las prestaciones del software pueden ser muy variadas aunque lo más importante es que se adapten a la forma de trabajar de nuestro día a día y que tenga capacidad real de evolucionar constantemente y con agilidad.

Debemos, además, ser conscientes de la importancia que tiene este último aspecto; ya que el avance del mercado es imparable y muy rápido. Las empresas necesitan proveedores de software a los que les resulten ligeros el cambio y las nuevas implementaciones.

Cuando analicemos los costes, y aunque es uno de los factores más importantes y que pueden limitar nuestra decisión; debemos ser conscientes de lo que es realmente un coste o un ahorro. Es necesario hacer una lista de los gastos que va a conllevar el uso del software en licencias, mantenimiento, soporte, servidores, formaciones, material de consulta y actualizaciones si las hubiera.

Productividad y eficiencia

Si hemos hecho una buena elección, la productividad de nuestro equipo y el uso eficiente de nuestros recursos están garantizados. Veamos en qué mejora nuestro trabajo y por qué:

El uso de una única herramienta por todo el equipo puede ser una buena forma de hacer a todos partícipes del mismo lenguaje y de ver las implicaciones que tiene nuestro trabajo sobre el del resto. Lo anterior da evidencia de que el software por procesos es más eficiente puesto que la responsabilidad es compartida y nos exige involucrarnos más en los objetivos comunes; así como entender mejor el trabajo de los demás miembros de la compañía.

Además, favorecer la participación y comprensión del trabajo de otras áreas de la compañía facilitará un entorno de trabajo de diálogo y mejora continua; mayor cohesión en el equipo y la consiguiente motivación.

Compartir plataforma de gestión y que esta sea por procesos hace que la información no se replique y que sea introducida en el sistema una única vez. Además se evitan multitud de errores humanos puesto que el sistema alerta de las inconsistencias, si la hubiera.

Por otro lado, hay multitud de acciones que se pueden automatizar sin la intervención humana y con menos riesgo de fallo, y mayor control y trazabilidad en los procesos.

Como consecuencia de lo anterior, el uso de software de gestión optimiza los tiempos de respuesta en general y por ende hacia nuestros clientes; revirtiendo en una mejora del servicio que ofrece la compañía. El software, además ayuda a medir y analizar el comportamiento de clientes, proveedores; e incluso el nivel de desempeño de los empleados.

Al disponer de información en tiempo real, se evitan tiempos de espera innecesarios para la elaboración de informes por personal especializado; es decir, el uso de software permite traducir los datos e información a las necesidades de cada perfil de acceso.

Por tanto, parece evidente, que el uso de software de gestión va a favorecer enormemente la gestión del negocio en términos de rentabilidad.