La importancia de la gestión documental en las organizaciones - Blog Yunbit Software

El bien más preciado de cualquier organización es la información; y esta en muchos casos se encuentra de forma “tangible” en documentos físicos o digitalizados. Decimos en muchos casos, por que información es también conocimiento, y el conocimiento está disponible a través de los equipos humanos de trabajo mediante información ya “procesada”; serían quienes disponen del llamado know how necesario para afrontar el día a día de manera efectiva en un contexto determinado.

Dejando aparte la gestión del conocimiento, que es otro tema a tratar de suma importancia para cualquier empresa u organización; vamos a hablar de la gestión documental como proceso y herramienta valiosa en los negocios.

La gestión documental implica el manejo y organización de la documentación generada y recibida por las entidades con el objetivo de facilitar su uso y conservación; además consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos.

La gestión documental es una tarea delicada, pues no se trata solo de organizar la información; sino también de salvaguardarla y cumplir con los requisitos legales en cuanto a protección de datos.

En definitiva, la gestión documental es un proceso:

• que implica el manejo y organización de la información;
• pretende facilitar el uso y conservación de la información;
• y consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos.

Software de gestión documental

Un software de gestión especializado deberá aportar al usuario herramientas básicas para la puesta en práctica de la gestión documental; adaptándose tanto a las características de los documentos, como a la dinámica de trabajo y generación de documentos y recepción de la organización.

El conocimiento por parte del equipo del sistema es esencial para poder definir claramente el proceso de recogida, guardado y recuperación de datos.

Es buena idea además que, en la medida de lo posible, el propio sistema genere los documentos y sean guardados de manera automática o semi automática en el lugar que le corresponden. De este modo, la recuperación de los mismos será más sencilla y el guardado ofrecerá menos posibilidades de error.

Además, los documentos de la organización pueden provenir de cualquier área o departamento; por eso es importante disponer de repositorios comunes que además permitan clasificar y etiquetar los documentos según su caso.

El conocimiento por parte del equipo de la política de clasificación y etiquetado es fundamental para poder afrontar el guardado de manera adecuada y facilitar así el cumplimiento normativo, si se requiere.

Siempre será necesario que el documento esté asociado a un propietario del mismo y a un responsable de su revisión; así como que se disponga de un servicio de aviso de documentos caducados para que estos puedan actualizarse en tiempo y forma.

Por otro lado, dicho documento puede disponer de un gestor de versiones; de modo que dispongamos en una simple vista de las diferentes versiones del documento y sea inequívoco cuál es el documento más actual.

Algunos software permiten asociar los documentos insertados en el sistema a otros objetos relacionados con el mismo documento. Esta funcionalidad es muy útil pues cada usuario, y desde su entorno de trabajo, podría acceder al mismo.

Beneficios del uso de un software de gestión documental

Aparte de que es una responsabilidad y obligación disponer de la documentación generada o recibida por la entidad; si esto se realiza por todo el equipo y de manera sistematizada, son numerosos los beneficios que se producen:

• la responsabilidad compartida ayuda a que se tome más en serio el trabajo a desempeñar;
• hablar mediante el mismo lenguaje (clasificación, etiquetado) une a los equipos de diferentes departamentos o áreas;
• se evitan multitud de errores humanos;
• mejora los procesos en toda la organización;
• el acceso a los documentos es sencillo y rápido, por lo que se ahorra tiempo;
• si se digitalizan los documentos, se evita disponer de estanterías y espacios de archivo que tienen un mayor coste;
• es más seguro, pues solo se dispone y se ve lo previamante definido;
• facilita el cumplimiento normativo;
• …

Así que, si no dispones de gestor documental, quizá sea el momento de plantearte contratarlo; una empresa moderna debe disponer de recursos básicos como este, que mejoren la calidad del servicio a sus clientes. Si además lleva integrado un proveedor de firma, el proceso es más preciso eficaz.